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Aufträge

Dieser Bereich unterstützt Sie in Ihrem Tagesgeschäft. Hier können Sie u.a. das Abfall- und Wertstoffmanagement für Ihren Standort durchführen, neue Aufträge erstellen und verwalten, den Auftragsstatus verfolgen und neue Container zum Standort hinzufügen.


Standortübersicht

Nach dem Login erscheint das Dashboard. Um zur Standortübersicht zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf ‚Entsorgung > Standortübersicht’.
Hier können Sie Ihren gewünschten Standort auswählen. Die Übersicht zeigt diesen mit allen seinen Anfahrtstellen und den jeweiligen dort hinterlegten Containern an.

Je nach Software-Einstellung wählen Sie in der Standortübersicht anstelle des Standorts eine spezifische Anfallstelle aus. Für diese Anfallstelle können Sie ebenfalls verschiedene Aktionen bei Ihren Containern durchführen. Zusätzlich haben Sie in diesem Fall die Möglichkeit, auch unter ‚Containerverwaltung’ Aufträge zu erstellen.

Hier sehen Sie nun auch alle Informationen zu den Containern bei der jeweiligen ausgewählten Anfahrtstelle: der Titel/die Abfallart, der Containername, der zuständige Dienstleister, der Status des Auftrags und mögliche Aktionen für den jeweiligen Container. Letztere sind farbig hervorgehoben. Fehlen eine oder mehrere Hervorhebungen, sind diese Aktionen für diesen Container derzeit nicht verfügbar.
Mögliche Aktionen sind: > Neuer Auftrag > Auftrag stornieren > Auftrag nach Durchführung bestätigen > Problem melden.
Zwischen den Anfahrtstellen können Sie mittels der Tabs wechseln. Ist die Liste der Anfahrtstellen länger, navigieren Sie die Tabs mit Hilfe der dann angezeigten Pfeiltasten links und rechts.

Das runde Pfeil-Zeichen hinter einem Containernamen zeigt an, dass dieser Container in einem Intervall beauftragt wird. Hierfür sind außer der Problemmeldung keine Aktionen möglich.

Aufträge

Über ‚Entsorgung > Auftragsverwaltung’ gelangen Sie zur Übersicht über alle aktuellen und vergangenen Aufträge. Hier können Sie gezielt nach Aufträgen suchen, Aufträge als Excel-Datei exportieren, die Detailseiten einzelner Aufträge aufrufen und die Aufträge verwalten.

Auftrag erstellen

Um einen neuen Auftrag für einen Container zu erstellen, wählen Sie unter ‚Entsorgung > Standortübersicht’ den gewünschten Standort aus. Klicken Sie anschließend auf das grüne Plus neben dem zu beauftragenden Container.
Es öffnet sich das Auftragsfenster, in dem das vorgeschlagene Datum bereits Vertragsfristen sowie Feiertage und Wochenenden berücksichtigt.
Teilen Sie dem Dienstleister bei Bedarf zusätzliche Informationen mit.
Bestätigen Sie den Auftrag mit Klick auf ‚Auftrag senden‘.

Zusätzliche Felder wie ‚Anzahl‘ und ‚Begleitscheinnummer‘ erscheinen nur bei Containern, bei denen diese Angaben erforderlich sind.

Auftrag stornieren

Um einen Auftrag zu stornieren, wählen Sie unter ‚Entsorgung > Standortübersicht’ den gewünschten Standort aus. Klicken Sie anschließend auf das rote X neben dem betreffenden Container.
Es öffnet sich das Stornierungsfenster.
Wählen Sie aus dem Drop-Down Menü einen Grund für die Stornierung aus und beschreiben Sie den Grund im nächsten Feld etwas genauer.
Bestätigen Sie die Stornierung mit Klick auf ‚OK‘.

Die Stornierung eines Auftrags ist nur möglich, solange sich dieser noch im Status ‚Beauftragt‘ befindet.
Wenn ein Auftrag storniert werden soll, der sich nicht mehr in diesem Status befindet, muss der Auftrag über die Detailansicht zunächst manuell auf diesen Status zurückgesetzt und gespeichert werden. Damit wird die Aktion ‚Stornieren‘ wieder freigeschaltet.

Ab einem bestimmten Zeitpunkt im Prozessablauf ist eine Stornierung nicht mehr möglich. Nutzen Sie in einem solchen Fall die Aktion ‚Problem melden‘, um eine Nachricht an den Support zu senden.

Ausführung bestätigen

Um die Ausführung eines Auftrags zu bestätigen, wählen Sie unter ‚Entsorgung > Standortübersicht’ den gewünschten Standort aus. Klicken Sie anschließend auf den grünen Haken neben dem betreffenden Container.
Es öffnet sich das Bestätigungsfenster. Verschieben Sie den Schieberegler auf ‚Ja‘ und geben Sie das Datum der Ausführung an.
Klicken Sie auf ‚Ausführung bestätigen‘.

Die Auftragsbestätigung ist nur dann nötig, wenn der Auftrag bereits ausgeführt, der Dienstleister dies aber noch nicht selbst im System bestätigt hat.

Problem melden

Um ein Problem zu einem Auftrag zu melden, wählen Sie unter ‚Entsorgung > Standortübersicht’ den gewünschten Standort aus. Klicken Sie anschließend auf das rote Ausführungszeichen neben dem betreffenden Container.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie aus dem Drop-Down Menü ein Problem wählen und dieses im Feld darunter näher beschreiben können.
Bestätigen Sie die Problemmeldung mit Klick auf ‚OK‘. Damit wird eine Nachricht an support@resourcify.de geschickt. Das Support Team wird Ihre Nachricht bearbeiten und sich danach mit Ihnen in Verbindung setzen.

Aufträge verwalten

Um die Aufträge für einen oder mehrere Standorte zu verwalten, wählen Sie im Menü ‚Entsorgung > Auftragsverwaltung‘ aus. In der Auftragsverwaltung werden alle vergangenen und aktuellen Aufträge gelistet.
Oben können Sie die Aufträge nach Status filtern. Links können Sie weitere Filteroptionen wählen, um den gewünschten Auftrag zu finden:

  • Auftragsnummer
  • Allgemein: Standort, Dienstleister, Artikel
  • Auftragsdetails: Auftragsart, Beauftragungsmodus (‚Intervall‘ oder ‚Auf Anfrage‘), Zeitfilter (Erstellung, Beauftragung, Bestätigung, Ausführung, Von Datum-Bis Datum)
  • Problem: Problemstatus (mit gelösten und/oder ungelösten Problemen sowie ohne Probleme), Problemtyp, Suche in Beschreibung/Kommentaren, Problem Meldedatum
  • Entsorgungsweg: Abfallhierarchie, Material
  • Weitere: Aufträge markiert als, Container ID

Je nach Software-Einstellung können Sie Ihre Container auch mit Hilfe des Filters ‚Weitere’ nach der externen Vertragsnummer filtern. Diese, sowie die interne Vertragsnummer, wird Ihnen zudem bei der Bearbeitung eines Containers angezeigt.
Ungelöste Probleme müssen durch einen Administrator gelöst werden.

Unten auf der Seite haben Sie folgende weitere Möglichkeiten:

  • Rechnungen und Gutschriften erstellen
  • alle angezeigten Aufträge als Excel-Datei exportieren
  • zurückgemeldete Aufträge importieren.

Um zur Detailansicht des jeweiligen Auftrags zu gelangen, klicken Sie unter ‚Aktionen‘ auf das Pfeil-Icon.

Auftragsdetails einsehen

Um zur Detailansicht eines Auftrags zu gelangen, klicken Sie unter ‚Entsorgung > Auftragsverwaltung’ auf das Pfeil-Icon neben dem betreffenden Auftrag.
Hier sehen Sie alle relevanten Informationen zu Auftrag, wie Standort, Artikel, Dienstleister und Entsorgungsweg sowie den aktuellen Status und den Verlauf des Auftrags.
Rechts unter den Tabs können Sie die Historie des Auftrags einsehen und zusätzliche Handlungen durchführen:
Probleme: Melden Sie ein neues Problem für diesen Auftrag.
Mengen & Gewichte: Sehen Sie die zurückgemeldeten Angaben Ihres Dienstleisters ein, bearbeiten Sie diese oder deklarieren Sie diese um.
Abrechnung: Bearbeiten Sie einzelne Abrechnungspositionen, um die Abrechnung vorzubereiten.

Um die Mengen und Gewichte selbst einzugeben oder zu bearbeiten setzen Sie den Auftrag zunächst in den Status ‚Zurückgemeldet‘. Nachdem Sie Ihre Eingaben getätigt haben, setzen Sie den Auftrag anschließend in den Status ‚Rückmeldung geprüft‘.

Auftragsstatus ändern

Um den Auftragsstatus zu bearbeiten, klicken Sie auf der Auftragsdetailseite links auf ‚Status ändern‘. Wählen Sie im Drop-Down-Menü einen Ziel-Status aus und klicken Sie auf ‚Weiter‘. Je nach Ziel-Status erscheint ein entsprechendes Fenster, in dem Sie den neuen Status bestätigen können.
So lassen sich bspw. Aufträge, die einen fortgeschrittenen Status besitzen, auf einen früheren zurücksetzen, falls z.B. das Ausführungsdatum korrigiert werden soll.

Wenn der Auftragsstatus von Rückmeldung geprüft auf einen früheren Status zurückgesetzt wird, werden auch die Abrechnungspositionen des Auftrags wieder gelöscht.
Falls Abrechnungspositionen manuell geändert wurden oder aus einem anderen Grund fehlerhaft sind, können sie neu generiert werden, indem der Status zunächst zurück auf ‚Zurückgemeldet‘ und nach den Anpassungen wieder auf ‚Rückmeldung geprüft‘ gesetzt wird.
Sobald ein Auftrag auf dem Abrechnungs-Tab als ‚Bereit zur Abrechnung‘ markiert wurde, können keine manuellen Statusänderungen mehr am Auftrag vorgenommen werden.

Wenn zu einem Auftrag ein Problem gemeldet wurde, können Sie in der Detailansicht des Auftrags im Tab ‚Probleme‘ die Bearbeitung des Problems anhand von Kommentaren dokumentieren.
Mit Klick auf ‚Als gelöst markieren‘ schließen Sie das Problem ab.

Supportanfrage zu einem Auftrag erstellen

Falls Sie ein Problem mit einem Auftrag haben und das System keine passende Lösung für die Meldung anbietet, können Sie über die Auftragsdetailseite eine Supportanfrage stellen. Klicken Sie dafür unten links auf das Fragezeichen-Symbol.
Es öffnet sich eine E-Mail-Vorlage, in der Sie Ihren Fall individuell schildern können. Die E-Mail wird an das Support-Team von Resourcify gesendet.

Aufträge als Excel-Datei exportieren

Um alle unter ‚Entsorgung > Auftragsverwaltung’ angezeigten Aufträge auf einmal herunterzuladen, klicken Sie unten auf der Seite auf 'Excel Export'.

Je nach Software-Einstellung haben Sie hier die Möglichkeit, alle Aufträge an einen bestimmten Dienstleister zu exportieren. Wählen Sie hierfür zunächst in den Filtereinstellungen den entsprechenden Dienstleister aus und klicken Sie dann auf ‚Excel-Export’ > Ihr Dienstleister.

Auftragsstatus

Die neun verschiedenen Auftragsstatus bilden die einzelnen Prozessschritte im Abfall- und Wertstoffmanagement ab. Sie ermöglichen eine übersichtliche Verwaltung der Aufträge und der zusammenhängenden Prozesse beim Dienstleister. Der Status eines Auftrages bestimmt u.a., welche Aktionen für den Auftrag verfügbar sind und welche Informationen angezeigt werden.

Beauftragt: Der Auftrag wurde erstellt und an den Dienstleister versendet. Dieser hat das gewünschte Ausführungsdatum noch nicht bestätigt.
Bestätigt: Der Dienstleister hat das gewünschte Ausführungsdatum bestätigt.
Ausgeführt: Ein Mitarbeiter am Standort oder ein Admin-Nutzer hat angegeben, dass der Auftrag ausgeführt worden ist.
Zurückgemeldet: Der Dienstleister hat die Mengen und Gewichte des ausgeführten Auftrags an das System zurückgemeldet.
Geprüft: Der Auftrag wurde von einem Admin-Nutzer geprüft und der Status wurde manuell gesetzt.
Bereit zur Abrechnung: Der Auftragsstatus wurde manuell gesetzt. Die Daten aus diesem Auftrag werden mit einbezogen, wenn das nächste Mal Abrechnungen erstellt werden.
In Abrechnung: Für diesen Auftrag wird momentan eine Abrechnung erstellt.
Abgerechnet: Die Abrechnung wurde fertig gestellt.
Storniert: Ein Nutzer hat diesen Auftrag storniert, während er im Status 'Beauftragt' war.