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Zeitmanagement und Struktur im Arbeitsalltag für das Homeoffice bei Entsorgern


Von Gary Lewis, 30.03.2020

Gutes Zeitmanagement im Homeoffice – für viele derzeit ein großes Fragezeichen, denn die meisten Betroffenen haben wenig bis kaum Erfahrung mit der Heimarbeit. Bei Resourcify kennen wir uns mit solchen Fragestellungen glücklicherweise aus, schließlich ist das Konzept des ‚Homeoffice‘ für uns nicht neu. Als dynamischer Software-Hersteller sind wir flexibel ob wir im Büro sitzen oder bei Bedarf von zu Hause aus arbeiten. In dieser Blog-Serie teilen wir unsere besten Tipps, Tricks und Tools für die Heimarbeit während Corona, die auch Entsorgungsunternehmen in Zeiten sozialer Distanz und darüber hinaus nutzen können, um weiterhin produktiv und kundenorientiert zu arbeiten. Lesen Sie dazu auch hier unseren Teil 1 über die besten digitalen Tools im Homeoffice während Corona.

Ein wichtiger Punkt vorweg: Vertriebsleiter, Geschäftsführer und ähnliche Personen sollten nicht von jetzt auf gleich dieselbe Produktivität wie sonst auch erwarten. Einige Mitarbeiter benötigen Zeit, um sich an die neue Arbeitssituation zu gewöhnen und zu Hause einzurichten. Nun sind Verständnis, Vertrauen und Geduld des Managements gefragt.

Und damit sind wir auch schon beim Stichwort ‚Zeit‘. Besonders im Homeoffice sollte weiterhin auf geregelte Arbeitszeiten geachtet werden, sowohl von den Mitarbeitern selbst als auch vom Management. Dazu gehört, dass der Feierabend von allen respektiert wird und nach der üblichen Arbeitszeit keine neuen Aufgaben für diesen Tag mehr verteilt werden.

Gerade wenn Chat-Tools für die Kommunikation im Team verwendet werden, kann ein Gefühl von ’Sofort’ aufkommen. Sofort Nachricht schicken – sofort Antwort erhalten. Das kann aber auch schaden, beispielsweise wenn Ihre Kollegen ständig in ihren Überlegungen unterbrochen werden, weil sie nicht dringende Nachrichten beantworten. Hier hilft es uns bei Resourcify, wenn wir unsere Nachrichten mit einem kurzen Kommentar priorisieren, z.B. ‚Dringend‘ oder ‚Für später‘. Damit können alle besser einschätzen, ob jetzt reagiert werden muss, oder erst später.

Innerhalb der geregelten Arbeitszeit finden wir zwei Dinge besonders hilfreich:

1. Timeboxen

Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag in Zeitabschnitte – sogenannte Timeboxen – in denen Sie sich spezifischen Themen widmen wollen, und ordnen Sie Ihre Aufgaben diesen Bereichen zu. Wichtige und komplizierte Dinge erledigen Sie dabei am besten morgens, Monotones und nicht so Wichtiges am (späten) Nachmittag.

2. Pausen und frische Luft

Zwischen den Zeitabschnitten tut Bewegung gut, um den Körper zu strecken und den Kopf wieder für das nächste Thema frei zu machen. Am besten sind kurze Spaziergänge von ca. 10 Minuten an der frischen Luft, zum Beispiel auf dem Balkon, im Garten oder auch bei geöffnetem Fenster im Wohnzimmer.

So strukturieren Mitarbeiter ihre Zeit im Homeoffice optimal

Erfolgreiche Teams beginnen die Woche gemeinsam und beenden sie auch zusammen. Auch für Teams in Entsorgungsunternehmen ist es gerade in Zeiten sozialer Distanz besonders wichtig, sich zu Beginn der Woche abzustimmen, um produktiv und effektiv arbeiten zu können. In einem online Meeting Montagmorgens kann jeder seinen Plan für die kommenden Tage kommunizieren und schon im Vorfeld Kollegen auf mögliche Mitarbeit, benötigte Informationen oder Unterstützung ansprechen. So fällt auch die Zeitplanung für Aufgaben wesentlich leichter, finden wir. Zum Abschluss der Woche erzählen wir bei Resourcify uns dann gerne von unseren größten Erfolgen aus der Woche, von Dingen die wir gelernt haben und/oder einer lustigen Situation. Das unterstützt das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team enorm – ganz besonders im Homeoffice.

Wer noch mehr Absprachen und Struktur mit einzelnen Kollegen möchte, dem können wir diese Meetings auch auf täglicher Basis mit kleineren Gruppen innerhalb eines Teams empfehlen. Und falls Ihnen und Ihren Kollegen dann doch die Decke auf den Kopf zu fallen droht, teilen wir hier unseren neuesten Tipp mit Ihnen: Online-Kaffeepausen am Nachmittag! Wählen Sie sich einfach mit einer Tasse Kaffee oder Tee zu einer festgesetzten Zeit am Nachmittag in Ihren üblichen Online-Meeting Raum ein und genießen Sie ein kurzes Gespräch mit Kollegen, das sich nicht unbedingt um die Arbeit drehen muss. Schon 10-15 Minuten machen den Kopf wieder frei für den Endspurt des Tages.

Das war’s auch schon mit unseren Tipps und Tricks rund um Zeitmanagement und Struktur im Homeoffice für Entsorger. Im dritten Teil unserer Serie verraten wir Ihnen unsere 6 Goldenen Regeln für eine bessere digitale Zusammenarbeit im Team.


Ihr Kontakt: Felix Heinricy

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